Política de privacidad para empleados de vivo

VIVO TECH S.A. DE C.V. (junto con sus entidades afiliadas, denominadas colectivamente en el presente documento "vivo", "nosotros" o "nos") respeta la privacidad de nuestros empleados, antiguos empleados, consultores, trabajadores subcontratados, pasantes y solicitantes de empleo (en lo sucesivo, "empleados", "usted" o "su"). Nos comprometemos a ofrecer transparencia sobre cómo procesamos sus Datos personales. La presente Política de privacidad para empleados de vivo (la "Política de privacidad") se aplica a cualquier persona que trabaje para vivo en todo el mundo.

1. ¿Qué son los datos personales en vivo?

Tratamos cualquier dato relacionado con una persona identificada o identificable como "Datos personales", independientemente del lugar de residencia de tal persona. Sin embargo, a efectos de la presente Política de privacidad, se consideran datos no personales: (i) el cargo y la información de contacto asignados por nosotros; (ii) los datos agregados.

2. Datos personales que recopila vivo

En relación con nuestra contratación, empleo u otros contratos con usted, podríamos recopilar las siguientes categorías de Datos personales ("Datos personales de los empleados") sobre usted, sus dependientes y otras personas que usted nos informe que están relacionadas con usted: 

(a) Datos de identificación: como su nombre, nacionalidad, etnia, género, documento de identidad o pasaporte, fotografía, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento y naturaleza del registro de residencia. 

(b) Información de contacto: como su domicilio, número de teléfono, direcciones de correo electrónico e información de contacto en caso de emergencia.

(c) Formación académica: como sus títulos académicos y profesionales, educación, currículum vitae.

(d) Datos sobre empleos anteriores: como su empleador, cargo y responsabilidades, fecha de contratación, antecedentes penales y registros de conflictos laborales (solo con fines de verificación, cuando sea permisible y de conformidad con la legislación aplicable).

(e) Datos biológicos y de salud: como su informe médico, certificados de diagnóstico (solo para fines como la aprobación de licencias por enfermedad), huellas digitales o información facial (solo para fines de control de asistencia y verificación de control de acceso).

(f) Información social y financiera: como su número de seguro social, número de seguro, datos bancarios, información fiscal, información salarial, prestaciones de la empresa, información sobre vehículos y otras prestaciones.

(g) Información sobre su cónyuge y personas a su cargo: como su estado civil, información de contacto en caso de emergencia y otra información necesaria para el seguro social y comercial. 

(h) Creencias religiosas: cuando lo exijan las leyes o normativas de un país o región en particular, con el fin de ofrecerle prestaciones laborales en relación con sus creencias religiosas, recopilaremos información sobre sus creencias religiosas de conformidad con la legislación aplicable.

(i) Información laboral: como su número de trabajo, situación laboral, fecha de ingreso, fecha de salida, canal de contratación, organización, departamento, puesto, lugar de trabajo, nivel de personal, registros de capacitación, información sobre el desempeño laboral y otra información relacionada con el trabajo.

(j) Información de TI: información necesaria para brindar acceso a nuestros sistemas y redes, como direcciones IP, archivos de registro, información de inicio de sesión, ubicación y parámetros del dispositivo. 

(k) Información de seguridad y registros de asistencia: como el uso de tarjetas de acceso y las imágenes de circuito cerrado de televisión en las áreas de trabajo públicas; cuando utilice su huella digital o el reconocimiento facial para el registro de asistencia y/o la verificación del control de acceso, recopilaremos su huella digital o información facial.

(l) Otra información que decida compartir con nosotros: como sus aficiones y preferencias sociales, etc.

En general, recopilamos los Datos personales de los empleados directamente de nuestros Empleados. Sin embargo, en algunos casos, podríamos recopilar Datos personales sobre los empleados de terceros de confianza (por ejemplo, cuando realizamos verificaciones de antecedentes necesarias para el puesto del empleado o para obtener información de los reclutadores en relación con posibles candidatos). En tales circunstancias, obtendremos su permiso antes de recopilar cualquier dato personal sobre usted de parte de un tercero. 

Si necesitamos algún otro Dato personal del empleado que no se haya descrito anteriormente, le proporcionaremos avisos de privacidad adicionales.

3. Cómo utilizamos los datos de nuestros empleados

Utilizamos los Datos personales de los empleados que recopilamos principalmente con el fin de gestionar nuestra relación de contratación/empleo/contrato con usted, junto con otros fines comerciales, entre los que se incluyen:

(a) Contratación: para contactar a los candidatos, evaluar su idoneidad para el puesto y firmar contratos con ellos.

(b) Plataforma de trabajo y flujo de trabajo: para proporcionar, mantener y actualizar los sistemas de trabajo, así como para diseñar, organizar y gestionar el flujo de trabajo.

(c) Comunicación diaria: para recopilar directorios internos, contactar a los empleados y organizar eventos de formación de equipos y de otro tipo, facilitando la comunicación y la colaboración.

(d) Capacitación: para establecer planes de capacitación y desarrollo.

(e) Gestión de recursos humanos: para evaluar el desempeño laboral, administrar las nóminas y las prestaciones, coordinar la asistencia y las licencias, tramitar las denuncias relacionadas con el trabajo de los empleados, supervisar las medidas disciplinarias y rescindir los contratos.

(f) Seguridad y protección: para supervisar las instalaciones y los medios de comunicación (incluidas las cámaras de circuito cerrado de televisión), garantizar la seguridad del personal y los bienes en el lugar de trabajo y los sistemas informáticos, y establecer contactos en caso de emergencia.

(g) Operaciones de la empresa: para la contabilidad, la generación de informes financieros, la planificación empresarial y otros fines legítimos razonablemente necesarios para las operaciones de la empresa y las políticas corporativas.

(h) Obligaciones legales: para cumplir con las leyes y reglamentos (como las leyes laborales, las leyes de salud y seguridad, las leyes fiscales y las leyes contra la discriminación), o en virtud de una autorización judicial.

4. Fundamentos jurídicos para el procesamiento de los Datos personales de los empleados

En la mayoría de los casos, procesamos los Datos personales de los empleados cuando es necesario para cumplir nuestro contrato con usted o para celebrar un contrato con usted. Sin embargo, también podríamos procesar los Datos personales de los empleados cuando: (i) necesitemos los Datos personales de los empleados para cumplir con las obligaciones legales en materia de empleo (como utilizar su información fiscal para la retención de impuestos); (ii) necesitemos los Datos personales de los empleados para proteger los intereses vitales de los Empleados u otras personas (como compartir los Datos personales de los empleados con terceros en caso de accidente de emergencia); (iii) el procesamiento de los Datos personales de los empleados sea necesario para nuestros intereses legítimos y no prevalezca sobre los intereses o los derechos y libertades fundamentales de los Empleados (como compartir los Datos personales de los empleados entre nuestras filiales).

También podremos procesar los Datos personales de los empleados cuando contemos con su consentimiento para hacerlo. En tal caso, lo aclararemos en el momento oportuno y le informaremos si el suministro de los Datos personales de los empleados es obligatorio.

Si tiene alguna pregunta o necesita más información sobre los fundamentos jurídicos en función de los cuales recopilamos y utilizamos sus Datos personales, comuníquese con nosotros mediante la información de contacto que se indica a continuación. 

5. Cómo compartimos los Datos personales de los empleados 

Nos aseguramos de que solo puedan acceder a los Datos personales de los empleados aquellas personas que realmente lo necesiten para prestar un servicio al Empleado o a vivo. 

Podremos compartir sus Datos personales de empleado de las siguientes maneras: 

(a) Con filiales y subsidiarias de vivo: Al ser una empresa que opera a nivel mundial, es posible que necesitemos compartir los Datos personales de los empleados con otras filiales y subsidiarias de todo el mundo para gestionar y administrar nuestros servicios de recursos humanos.

(b) Con terceros proveedores de servicios y agentes: También podremos poner ciertas filiales y subsidiarias a disposición de terceros que nos prestan servicios (como proveedores de software y herramientas, proveedores de servicios de soporte para la nómina y servicios de gestión de viajes). Cuando compartimos con estos terceros, tomaremos medidas para garantizar que cuentan con las medidas de protección de datos adecuadas y que solo utilizan los datos de forma confidencial y de manera congruente con esta Política de privacidad, así como con las leyes de protección de datos aplicables.

(c) Para cumplir con las leyes aplicables o responder a procedimientos legales válidos, también podemos divulgar sus datos personales a los tribunales y juzgados del orden judicial, a las fuerzas del orden público u otras entidades autorizadas para acceder y/u obtener sus datos personales. Si vivo se ve involucrada en una reestructuración, fusión y adquisición, o en juicios por quiebra y liquidación en algunas jurisdicciones, se podrían divulgar sus datos personales en relación con la transacción. 

6. Transferencias internacionales de Datos personales de los empleados

Dado que operamos a nivel internacional, nosotros y nuestros proveedores de servicios podríamos recopilar, utilizar, procesar, almacenar o divulgar Datos personales de los empleados fuera de su jurisdicción. Tomaremos todas las medidas razonables para asegurarnos de que sus datos personales se procesen de conformidad con las leyes de protección de datos aplicables y que existan medidas de protección de datos adecuadas.

Si usted es un empleado de la AEE, podríamos transferir sus datos personales fuera de la AEE. Para garantizar que sus datos personales estén adecuadamente protegidos en tales transferencias, nos aseguraremos de que se adopten las medidas de seguridad adecuadas, como ser que:

(a) el país al que se transfieren los datos personales se ha beneficiado de una decisión de adecuación de la Comisión Europea en virtud del artículo 45 del RGPD; o

(b) se han establecido cláusulas contractuales estándar de protección de datos aprobadas por la Comisión Europea de conformidad con el artículo 47 del RGPD; o

(c) se han establecido normas corporativas vinculantes de conformidad con el artículo 47 del RGPD.

7. Cuánto tiempo conservamos los Datos personales de los empleados 

Conservaremos los Datos personales de los empleados durante el tiempo que sea necesario para llevar a cabo los fines antes descritos (o según lo exija la ley). En general, esto significa que conservamos los Datos personales de los empleados hasta el final de su relación laboral, más un período razonable (usualmente un plazo de seis meses) posterior para responder a cualquier consulta laboral, tramitar cualquier asunto legal o administrativo, o brindarle pensiones y otras prestaciones. 

8. Aviso de supervisión

Necesitamos supervisar nuestros sistemas informáticos y de comunicaciones periódicamente para mantener y proteger nuestros sistemas informáticos y la seguridad de la red, lo que incluye investigar y responder a posibles incidentes de seguridad.

También supervisamos las instalaciones de las oficinas de vivo mediante imágenes de circuito cerrado de televisión en las áreas de trabajo públicas.

Cuando lo permita la ley, también podremos supervisar con otros fines, tales como: 

(a) documentar y archivar pruebas de transacciones comerciales;

(b) capacitar y evaluar a nuestros Empleados;

(c) proteger nuestra información confidencial, propiedad intelectual y otros intereses comerciales;

(d) investigar infracciones de nuestras políticas de empresa u otros actos ilegales o indebidos;

(e) cumplir con una obligación legal; y

(f) para otros fines legítimos, según lo permita la legislación aplicable.

Tenga en cuenta que cualquier mensaje, archivo, dato, documento, comunicación electrónica, publicación en redes sociales o cualquier otro tipo de información transmitida hacia o desde, recibida o impresa desde, o creada, almacenada o registrada en nuestros sistemas y activos de TI y comunicaciones (excluyendo los teléfonos móviles suministrados por vivo) se presume que está relacionada con el negocio de vivo y podremos supervisarla de conformidad con esta Política de privacidad.

Reconocemos que cualquier supervisión que realicemos podría afectar la privacidad de nuestros Empleados, por lo que siempre trataremos de garantizar que cualquier supervisión que realicemos sea efectuada a los fines limitados y específicos necesarios y se lleve a cabo según lo exija o permita la legislación aplicable. Antes de emprender cualquier actividad de supervisión, siempre consideraremos cuidadosamente su privacidad y evaluaremos si existen opciones menos invasivas disponibles.

9. Sus derechos sobre sus Datos personales como empleado

(a) Tiene derecho a actualizar, corregir y acceder a sus Datos personales como empleado. 

(b) Si hemos recopilado y procesado sus Datos personales con su consentimiento, tiene derecho a rescindir su consentimiento en cualquier momento. (Tenga en cuenta que la rescisión de su consentimiento no afectará la legalidad de ningún procesamiento que hayamos realizado antes de su rescisión, ni afectará el procesamiento de sus Datos personales realizado en virtud de otros motivos legales distintos del consentimiento). 

(c) El derecho a oponerse al procesamiento de sus Datos personales, a solicitarnos que limitemos el procesamiento de sus Datos personales o a solicitar la portabilidad de sus Datos personales. 

(d) A que se eliminen sus Datos personales en otras circunstancias, como cuando se hayan procesado de forma ilícita o cuando no existan motivos legítimos imperiosos para el procesamiento.

Puede realizar las solicitudes anteriores mediante la información de contacto que se indica a continuación. Responderemos a las solicitudes relacionadas de conformidad con las leyes de protección de datos aplicables. 

10. Actualizaciones de esta Política de privacidad

Podremos actualizar esta Política de privacidad de vez en cuando para reflejar cualquier cambio en nuestras prácticas de privacidad. Cuando los cambios sean importantes, informaremos a todos los Empleados de vivo mediante una notificación pública. 

11. Información de contacto

Si tiene alguna pregunta o duda sobre esta Política de privacidad, comuníquese con su representante de recursos humanos designado o con el Equipo de privacidad de vivo en https://www.vivo.com/global/about-vivo/privacy-support.

vivo Employee Privacy Policy

Last updated: September 5, 2025

VIVO TECH S.A. DE C.V. (with its affiliate entities, collectively referred to herein as "vivo", "we" or "us") respects the privacy of our employees, former employees, consultants, out-sourcing workers, interns, job applicants (hereinafter referred to as "Employee", "you" or "your"). We are dedicated to providing transparency about how we process your Personal Data. This vivo Employee Privacy Policy (the "Privacy Policy") applies to anyone who performs work for vivo worldwide.

1. What is personal data at vivo

We treat any data that relates to an identified or identifiable individual as "Personal Data", no matter where the individual resides. However, the following is considered non‑personal data for the purposes of this Privacy Policy: (i) business title and contact details allocated by us; (ii) aggregated data.

2. Personal Data vivo collects

In connection with our recruitment, employment or other contracts with you, we may collect the following categories of Personal Data ("Employee Personal Data") about you, your dependents, and other individuals that you inform us are connected to you: 

(a) Identification data, such as your name, nationality, ethnicity, gender, identification card or passport, photograph, date of birth, place of birth, and nature of residence registration. 

(b) Contact details, such as your home address, telephone number, email addresses, and emergency contact details.

(c) Educational background, such as your academic and professional qualifications, education, resume.

(d) Previous employment details, such as your employer, job title and responsibilities, hire date, criminal records and labor dispute records (only for vetting purposes, where permissible and in accordance with applicable law).

(e) Health and biological data, such as your medical examination report, diagnostic certificates (only for purposes such as sick leave approval), fingerprint or face information (only for purposes of attendance checking and access control verification).

(f) Social and financial information, such as your social security number, insurance number, banking details, tax information, payroll information, company allowances, vehicle information and other benefits.

(g) Spouse and dependent information, such as your marital status, emergency contact information, and other information necessary for social and commercial insurance. 

(h) Religious beliefs, where required by the laws or regulations of a particular country/region, in order to provide you with employee benefits in relation to your religious beliefs, we will collect information about your religious beliefs in accordance with applicable law.

(i) Job information, such as your job number, employment status, date of entry, date of departure, recruitment channel, organization, department, position, work location, staffing level, training records, work performance information, and other job-related information.

(j) IT information, information required to provide access to our systems and networks such as IP addresses, log files, login information, location and device parameters. 

(k) Security information and attendance records, such as access card usage and closed-circuit television footage in public working areas; when you use fingerprint or face recognition for attendance recording and/or access control verification, we will collect your fingerprint or face information.

(l) Other information you choose to share with us – such as your hobbies and social preferences, etc.

Generally, we collect Employee Personal Data directly from our Employees. However, in some cases, we may collect Personal Data about Employees from trusted third parties (for example, when we perform background checks that are necessary for the Employee’s role or to obtain information from recruiters in connection with potential applicants). In such circumstances, we will obtain your permission before we collect any Personal Data about you from a third party. 

If we need any other Employee Personal Data not described above, we will provide additional privacy notices to you.

3. How We Use Your Employee Data

We use the Employee Personal Data that we collect primarily for the purposes of managing our recruitment/employment/contract relationship with you, along with other business purposes, which include:

(a) Recruitment, to contact applicants, evaluate the eligibility for hiring and sign contracts with them.

(b) Work platform and workflow, to provide, maintain and update working systems, to design, organize and manage workflow.

(c) Daily communication, to compile internal directories, contact with Employees and organize team-building and other events, facilitating communication and collaboration.

(d) Training, to establish training and development plans.

(e) Human resource management, to evaluate work performance, administer payroll and benefits, coordinate attendance and leave, process Employees’ work-related complaints, supervise disciplinary actions and terminate contracts.

(f) Safety security, to monitor premises and communication facilities (including closed-circuit televisions cameras), ensure the safety of personnel and property in the workplace and IT systems, and establish emergency contacts.

(g) Company operations, for accounting, financial reporting, business planning and other legitimate purposes reasonably required for company operations and corporate policies.

(h) Mandatory obligations, to comply with laws and regulations (such as employment laws, health and safety laws, tax laws, and anti-discrimination laws), or under judicial authorization.

4. Legal basis for processing the Employee Personal Data

In most cases, we process the Employee Personal Data where it’s necessary for carrying out our contract with you or for entering into a contract with you. However, we may also process Employee Personal Data where: (i) we need the Employee Personal Data to comply with legal obligations employment under laws (such as use your tax information for tax withholding); (ii) we need the Employee Personal Data to protect the vital interests of Employee or others (such the sharing of Employee Personal Data with third parties in the event of an emergency accident); (iii) the processing of Employee Personal Data is necessary for our legitimate interests and does not override Employee’s interests or fundamental rights and freedoms (such as the sharing of Employee Personal Data among our affiliates).

We may also process Employee Personal Data where we have your consent to do so. In such case, we will make this clear at the relevant time and let you know whether the provision of Employee Personal Data is mandatory.

If you have questions about or need further information concerning the legal basis on which we collect and use your Personal Data, please contact us using the contact details provided below. 

5. How We Share Employee Personal Data 

We take care to allow Employee Personal Data to be accessed only by those who truly must access it in order to perform a service for the Employee or for vivo. 

We may share your Employee Personal Data in the following ways: 

(a) With vivo affiliates and subsidiaries: Being a globally operating corporate, we may need to share Employee Personal Data with other affiliates and subsidiaries around the world in order to manage and administer our human resources services.

(b) With third party service providers and agents: We may also make certain affiliate and subsidiaries available to third parties who provide services to us (such as software and tools providers, payroll support service providers and travel management services). When we share with these third parties, we will take steps to ensure they have appropriate data protection measures in place and that they only use the data in confidence and in a way that is consistent with this Privacy Policy as well as applicable data protection laws.

(c) To comply with applicable laws or respond to valid legal procedures, we may also disclose your personal data to courts and tribunals of the judicial order, law enforcement agencies or other entities authorized to access and/or obtain your personal data. If vivo is involved in a restructuring, merger & acquisition, or bankruptcy and liquidation lawsuits in some jurisdictions, your personal data may be disclosed in connection with the transaction. 

6. International Transfers of Employee Personal Data

Since we operate internationally, we and our service providers may collect, use, process, store, or disclose Employee Personal Data outside your jurisdiction. We will take all reasonable measures to make sure your personal data is processed in accordance with applicable data protection laws, and where there are adequate data protections in place.

If you are an Employee in the EEA, we may transfer your personal data outside the EEA. To ensure that your personal data is adequately protected in such transfers, we will ensure that appropriate safeguards are taken, such as:

(a) The country to which the personal data are transferred has benefited from an adequacy decision by the European Commission under Article 45 of the GDPR; or

(b) Standard data protection contractual clauses as approved by the European Commission pursuant to Article 47 of the GDPR have been established; or

(c) Binding corporate rules have been put in place in accordance with Article 47 of the GDPR.

7. How Long We Keep the Employee Personal Data 

We will keep the Employee Personal Data for as long as is needed to carry out the purposes described above (or as otherwise required by law). Generally, this means we keep the Employee Personal Data until the end of your employment, plus a reasonable period of time (usually within 6 months) after to respond to any employment inquiries, deal with any legal or administrative matters, or to provide you with ongoing pensions and other benefits. 

8. Monitoring Notice

We periodically need to monitor our IT and communications systems to maintain and protect our IT systems and network security, including investigating and responding to suspected security incidents.

We also monitor vivo’s office premises by closed-circuit televisions footage in public working areas.

Where permitted by law, we may also monitor for other purposes, such as: 

(a) To document and archive proof of business transactions;

(b) To train and evaluate our Employees;

(c) To protect our confidential information, intellectual property, and other business interests;

(d) To investigate breaches of our company policies or other unlawful or improper acts;

(e) To comply with a legal obligation; and

(f) For other legitimate purposes, as permitted by applicable law.

Please note that any Employee message, files, data, document, electronic communications, social media posts, or any other types of information transmitted to or from, received or printed from, or created, stored, or recorded on our IT and communications systems and assets (excluding vivo-provided mobile phones) are presumed to be vivo business-related and we may monitor it in accordance with this Privacy Policy.

We recognize that any monitoring that we perform may impact our Employees’ privacy, so we will always seek to ensure that any monitoring we perform is proportionate for the limited and specific purposes needed and conducted as required or permitted by applicable law. Before undertaking any monitoring activities, we will always consider your privacy carefully and assess whether there are any less invasive options available.

9. Your Rights to Your Employee Personal Data

(a) You have the right to update, correct, and access your Employee Personal Data. 

(b) If we have collected and processed your Personal Data with your consent, then you have the right to withdraw your consent at any time. (Please note that withdrawing your consent will not affect the lawfulness of any processing we carried out prior to your withdrawal, nor will it affect processing of your Personal Data carried out in reliance on other lawful grounds other than consent). 

(c) The right to object to processing of your Personal Data, ask us to restrict processing of your Personal Data, or request portability of your Personal Data. 

(d) To have your Personal Data erased in a number of other circumstances, such as where it has been unlawfully processed, or where there are no overriding legitimate grounds for the processing.

You can make above requests by using the contact details provided below. We will respond to related requests in accordance with applicable data protection laws. 

10. Updates to this Privacy Policy

We may update this Privacy Policy from time to time to reflect any changes in our privacy practices. Where the changes are material, we will inform all vivo Employees by public notice. 

11. Contact Details

If you have any questions or concerns about this Privacy Policy, please contact your designated human resources representative, or contact vivo’s Privacy Team at https://www.vivo.com/global/about-vivo/privacy-support.